Avis HIPAA sur les pratiques liées à la confidentialité

Notes de psychothérapie : Une autorisation signée ou une ordonnance du tribunal est requise pour toute utilisation ou divulgation des notes de psychothérapie, sauf pour effectuer certaines opérations de traitement, de paiement ou de soins de santé ou pour une utilisation par les HSE pour un traitement, pour des programmes de formation ou pour la défense dans une action en justice.

Marketing : Une autorisation signée est requise pour l’utilisation ou la divulgation de vos ISP à des fins qui vous encouragent à acheter ou à utiliser un produit ou un service, à l’exception d’une communication en face à face faite par les HSE avec vous ou d’un cadeau promotionnel de valeur nominale fourni par les HSE. Nous pouvons également fournir des rappels de renouvellement ou communiquer avec vous au sujet d’un médicament ou d’un produit biologique qui vous est actuellement prescrit tant que tout paiement que nous recevons pour effectuer la communication est raisonnablement lié au coût de la communication pour nous. Si les HSE devaient recevoir un paiement d’un tiers pour notre marketing, nous devons vous en informer lorsque nous demandons votre autorisation.

Vente des ISP : Les HSE ne peuvent pas vendre ou divulguer vos ISP en échange de paiement sans votre autorisation signée. Si les HSE devaient un jour recevoir un paiement pour la vente de vos ISP, nous devons vous en informer lorsque nous demanderons votre autorisation.

Publicité : Nous pouvons vous demander de nous laisser utiliser votre histoire de patient afin de parler aux autres des Hôpitaux Shriners pour enfants. Si nous vous demandons de partager votre histoire de patient, nous vous demanderons de signer une autorisation écrite.

Traitement : Afin de fournir les soins médicaux les plus appropriés, nous utiliserons vos ISP aux HSE pour vous traiter. Chaque personne impliquée dans votre traitement, comme les médecins, les infirmiers, les physiothérapeutes et autres, rédigera du contenu dans votre dossier médical pour expliquer quels soins sont prodigués. Ainsi, chaque personne qui s’occupe de vous saura ce que font les autres pendant votre traitement. Nous pouvons également partager vos ISP avec d’autres médecins ou spécialistes extérieurs aux HSE qui s’occupent de vous, afin qu’un traitement médical approprié soit prodigué. Vous devez nous aviser si vous ne souhaitez pas que vos ISP soient divulguées à des professionnels de la santé qui s’occupent de vous en dehors des HSE.

Paiement : Les HSE facturent à des tiers externes (comme des assureurs ou un régime d’assurance maladie public) les services fournis dans certains hôpitaux. Nous pouvons également utiliser des informations sur vos soins afin de facturer votre assurance ou un régime d’assurance maladie public pour votre traitement aux HSE. De plus, les patients ont parfois besoin de services dans un autre hôpital ou un établissement extérieur. Si nous vous référons pour l’obtention de tels services, nous pouvons donner à cet autre établissement des informations sur votre traitement aux HSE et vos informations d’assurance pour les aider dans leur processus de facturation.

Opérations : Nous pouvons utiliser vos ISP pour des opérations de soins de santé. Les opérations de soins de santé regroupent toutes les choses que les HSE font pour améliorer la qualité des soins pour tous les patients. Par exemple, pour s’assurer que nos employés font leur travail correctement, les gestionnaires devront peut-être examiner les ISP pour vérifier que votre traitement a été correctement prodigué.

Partenaires commerciaux : Les partenaires commerciaux sont des personnes ou des entreprises qui fournissent certains des services nécessaires à vos soins. Par exemple, certains HSE embauchent un groupe de personnes appelé service de transcription pour taper les notes dictées par les médecins. Lorsqu’ils exécutent les services que nous demandons, les partenaires commerciaux ont besoin de voir certaines de vos ISP. Cependant, la loi fédérale et les HSE exigent que les partenaires commerciaux protègent la confidentialité de vos ISP.

Annuaire : À moins que vous nous disiez de ne pas le faire, nous utiliserons votre nom, votre numéro de chambre et votre état général dans l’annuaire de l’hôpital. Nous pouvons ensuite donner ces informations aux personnes qui vous demandent par votre nom. Nous pouvons également donner ces informations, ainsi que votre religion, aux pasteurs, prêtres et autres chefs religieux.

Notification : Nous pouvons informer un membre de votre famille ou votre tuteur de votre emplacement et de votre état général.

Communications avec la famille : Nous communiquerons à vos parents ou à votre tuteur des informations qui pourraient les aider à participer à vos soins. Si vous le souhaitez, nous pouvons également partager ces informations avec d’autres proches.

Citation à comparaître : Nous pouvons être amenés à partager vos ISP avec un tribunal ou un avocat si nous recevons une citation à comparaître ou une ordonnance du tribunal. Nous essaierons de vous informer, vous ou votre avocat, de la citation avant d’envoyer les informations.

Recherche : Nous pouvons partager vos ISP avec des chercheurs lorsqu’un comité d’examen institutionnel (CEI) aura approuvé leur projet de recherche et que votre état ou votre traitement est celui qu’ils souhaitent étudier. Le CEI doit d’abord examiner les plans de l’étude de recherche et établir des lignes directrices pour s’assurer que les ISP utilisées dans l’étude restent confidentielles. Le CEI décidera également si un formulaire de consentement spécial pour l’étude est nécessaire. À l’avenir, les chercheurs pourraient également consulter votre dossier médical pour voir si votre état ou votre traitement fait partie de ceux qu’ils envisagent d’étudier. Si tel est le cas, ils peuvent vous demander la permission d’inclure vos informations dans leur étude.

Groupes de don d’organes : Parfois, nous pouvons partager des ISP avec des groupes de dons d’organes ou d’autres groupes similaires, comme des banques de peau.

Formation : De nombreuses universités et autres établissements scolaires envoient des étudiants dans les Hôpitaux Shriners pour enfants (HSE) dans le cadre de leur formation. Ces étudiants et leurs professeurs peuvent être en mesure de voir vos IPS au fur et à mesure qu’ils apprennent à prendre soin des patients.

Soins médicaux : Nous pouvons utiliser certaines de vos ISP, y compris votre nom et votre adresse, pour vous rappeler vos rendez-vous.

Traitements alternatifs : Nous pouvons vous envoyer des informations sur d’autres traitements et services qui pourraient vous aider. Si, toutefois, nous voulons vous envoyer des informations sur d’autres traitements et services d’un tiers et que les HSE reçoivent une commission pour partager ces informations avec vous, nous demanderons votre autorisation.

Activités de collecte de fonds : Nous pouvons utiliser ou divulguer une quantité limitée d’informations démographiques au personnel des HSE afin de vous contacter au sujet de nos efforts de collecte de fonds. Nous pouvons également divulguer ces informations à certains partenaires commerciaux qui, à notre demande, vous inviteront à participer à des collectes de fonds pour les HSE. Tous les dons sont utilisés pour développer, améliorer et soutenir les services de soins de santé, les opérations, les programmes éducatifs et les activités de recherche des HSE. Vous avez le droit de vous désinscrire de ces communications. Des informations sur la façon de refuser de recevoir du matériel ou des demandes de collecte de fonds sont fournies dans toutes les communications envoyées par les HSE ou nos partenaires commerciaux.

Food and Drug Administration (FDA) : La FDA est une agence du gouvernement qui assure le suivi des médicaments et des dispositifs médicaux. En cas de problème avec un médicament ou un dispositif médical que nous avons utilisé pour vos soins, nous devons envoyer un avis à la FDA et au fabricant du médicament ou du dispositif. Nous enverrons également les cartes de garantie fournies avec les dispositifs. Nous n’utiliserons que le minimum d’informations nécessaires pour remplir ces formulaires.

Lois sur le travail et la sécurité : Nous devrons peut-être donner des IPS aux agences de santé et de sécurité provinciales et fédérales telles que les commissions d’indemnisation des accidents du travail.

Santé publique : Il se peut que nous ayons à partager des IPS avec des organismes publics qui s’emploient à prévenir ou à contrôler les maladies, les blessures ou les handicaps. Par exemple : si un enfant contracte la rougeole ou les oreillons alors qu’il est sous nos soins, nous pouvons être tenus de signaler cette information au ministère de santé fédéral ou provincial.

Agences de tenue de registres : Nous envoyons des informations sur les blessures et les traitements des patients à des organismes privés ou publics qui font des statistiques. Par exemple, nous envoyons des informations sur les cas de brûlures au National Burn Registry et des informations sur les lésions de la moelle épinière au National Trauma Registry. Nous pouvons également être amenés à partager des informations avec des agences qui octroient des licences aux hôpitaux ou aux fournisseurs de soins.

Médecins légistes ou directeurs de pompes funèbres : Lorsqu’une personne décède, nous pouvons partager ses informations de santé avec un coroner, un médecin légiste ou un directeur de pompes funèbres.

Forces de l’ordre : Nous pouvons divulguer des informations de santé à des fins d’application de la loi, comme l’exige la loi ou en réponse à une citation à comparaître valide. Nous pouvons également être tenus, par la loi, de mettre les IPS à la disposition des bureaux qui :

1. enquêtent sur des mauvais traitements ou de la négligence, ou
2. impliquent des menaces pour la santé ou la sécurité.

Dénonciateurs : Si une personne qui travaille pour nous pense que nous enfreignons les lois sur la protection de la vie privée, elle peut faire part de ses préoccupations à un avocat ou à une agence gouvernementale. Nous aurions besoin de coopérer à toute enquête de suivi, ce qui peut nécessiter la divulgation d’IPS.